Een agenda maken kan iedereen. Maar een toegankelijke agenda maken? Daar wordt vaak nog niet bij stilgestaan. En dat is zonde, want met een paar aanpassingen is jouw document leesbaar voor iedereen – óók voor mensen die een schermlezer gebruiken of moeite hebben met contrasten.

In deze blog laat ik je zien hoe je een agenda toegankelijk maakt met Microsoft Word. En hoe je daarna de pdf controleert in Adobe Acrobat (in de gratis versie kan al veel).

Waarom is dit belangrijk?

• Niet iedereen leest op dezelfde manier. Denk aan mensen met een visuele beperking of dyslexie.
• Steeds meer organisaties willen of moeten voldoen aan de WCAG 2.1 AA-richtlijnen.
• Jij laat hiermee zien dat je professioneel werkt én aan iedereen denkt.

Stappen in Word

Gebruik koppenstructuur
Gebruik de stijlen ‘Kop 1’, ‘Kop 2’ enzovoort. Niet vetgedrukte tekst met een groter lettertype – dat ziet er misschien zo uit, maar wordt niet als kop herkend door schermlezers.

Gebruik lijsten op de juiste manier
Gebruik de standaard opsommingstekens of genummerde lijsten. Geen streepjes of cijfers die je handmatig intypt.

Alt-tekst voor afbeeldingen
Voeg een korte beschrijving toe aan een logo of pictogram via Rechtermuisknop > Afbeelding opmaken > Alternatieve tekst.
Is de afbeelding puur decoratief? Laat dat dan ook weten.

Zorg voor voldoende contrast
Gebruik donkere tekst op een lichte achtergrond. Tools zoals contrastchecker.com helpen je snel.

Gebruik beschrijvende links
Niet “klik hier”, maar “Bekijk het programma van 15 juli”.

Vul de documenteigenschappen in
Ga naar Bestand > Info en vul daar de titel, onderwerp, trefwoorden en auteur in. Dit helpt schermlezers en zoekmachines om het document beter te begrijpen.

En daarna? Pdf controleren in Acrobat

Als je je agenda opslaat als pdf, kun je in Acrobat de toegankelijkheid checken:

• Open het bestand in Acrobat.
• Ga naar: Extra > Toegankelijkheid > Controle uitvoeren
• Acrobat geeft je een overzicht van fouten en waarschuwingen. Je kunt daar veel van leren!

Heb je de gratis versie van Acrobat? Dan kun je de basis ook al controleren via het tabblad Tags en Bestandseigenschappen.

Toegankelijkheid zit in de details. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door goede gewoontes aan te leren in Word, maak je met minimale moeite een document dat iedereen kan gebruiken.

Download: toegankelijk agenda-sjabloon

Wil je meteen aan de slag met een voorbeeld? Download hier een Word-sjabloon waarin alle tips al verwerkt zijn.

Wil je hulp bij het toegankelijk maken van je documenten of werk je voor een organisatie die hier meer mee wil doen? Stuur me gerust een berichtje. Ik denk graag met je mee.

Groetjes, Nicoline

Meer lezen over toegankelijke documenten?

• Waarom is een toegankelijk Word-document belangrijk?
• Hoe maak je een toegankelijk Word-document?
• Werken met stijlen voor digitale toegankelijkheid