De Trello Planner is een nieuwe functie waarmee je taken niet alleen verzamelt in Trello, maar ook direct in je agenda plant. Vooral voor ondernemers die werken met Trello én Google Agenda geeft dat veel meer overzicht en rust in de werkweek.

Herken je dit? Je taken staan in Trello. Je agenda in Google. En ergens nog een briefje met wat je moet doen of een afspraak… Je hebt het gevoel dat je het overzicht mist.
Je weet wát je moet doen, maar niet wanneer. En die ene taak schuif je al drie dagen door, omdat je week al vol zit. Dit is vaak het punt waar je vastloopt.

Takenlijst versus Trello Planner

Veel ondernemers gebruiken Trello als takenlijst. En dat werkt prima – tot je agenda ook nog eens overloopt. Dan heb je twee systemen die niets van elkaar weten.
Trello zegt: “Dit moet je doen.” Je agenda zegt: “Hier zit je tijd.”
En jij staat er tussenin.

Wat er nu verandert

Trello heeft een nieuwe functie: de Trello Planner.

Klik hiervoor onderin je scherm op Planner en klik op Account koppelen.

Je koppelt je Google Agenda of Outlook aan Trello Planner en ziet je taken én je week in één scherm. Sleep een kaart naar een dag en tijd, en Trello blokkeert die tijd direct in je agenda.
Zo weet je niet alleen wát je wilt doen – maar ook wanneer je het doet.
Dat is het verschil tussen opschrijven en echt plannen.

Wat is dan het verschil met de Kalender Power-up?

Gebruik je al de Kalender Power-up? Dan weet je dat je Trello-kaarten als afspraken in je agenda verschijnen. Handig voor een overzicht van deadlines – ik gebruik het zelf voor specifieke onderdelen binnen het website-onderhoud. Dat staat bovenaan mijn dag, zonder vast tijdstip. Ik pak het op wanneer het uitkomt.

Maar heb je een echte taak die aandacht vraagt? Dan is de Trello Planner de volgende stap. Je sleept de kaart naar een specifiek tijdblok in je agenda. De taak krijgt een plek op jouw tijdstip. En klik je in je agenda op dat item op de link ‘kaart weergeven’, dan zie je de Trello-kaart direct.
Je bord in Trello blijft gewoon staan zoals het was. Niets verandert – je voegt alleen dat moment toe aan je agenda.

Kort gezegd: de Power-up geeft je overzicht. De Planner geeft je een planning.

Let op: de Trello Planner is beschikbaar vanaf het Standard-abonnement ($5 per maand voor een solo gebruiker). Gebruik je de gratis versie van Trello? Dan is deze functie nog niet beschikbaar voor je.

Zo pak je dat aan

Zet je taken zoals altijd in Trello. Gebruik aan het begin van je week de Trello Planner om ze in te plannen. Koppel je Google Agenda of Outlook, zodat je in één oogopslag ziet hoeveel ruimte je hebt.

Werk met vaste blokken in je week. Bijvoorbeeld:

• Klantblok – voor klantwerk en afspraken
• Focusblok – voor werk dat je aandacht vraagt
• Kleine taken/mail – voor alles wat snel afgehandeld kan worden

Ik werk zelf ook met deze blokken. Ik zet ze op ‘beschikbaar’, zodat klanten nog gewoon een afspraak kunnen plannen. Werkt prima voor mij – maar kijk wat past bij hoe jij je week indeelt.

Sleep je Trello-kaarten naar het blok waar ze bij horen. Zo weet je hoofd waar het aan toe is – en voorkom je dat je de hele dag schakelt.
Plan niet meer dan drie belangrijke taken per dag. Meer past er toch niet echt in.

Eén ding om te weten

Trello zet geplande taken in je agenda als “Focustijd”. Google Agenda markeert je daardoor niet automatisch als bezet.
Wil je dat klanten gewoon kunnen boeken tijdens die blokken? Dan laat je het zo staan. Wil je die tijd echt afschermen? Zet de afspraak dan handmatig op “bezet”.

Wat voor jou werkt, hangt af van hoe je je agenda gebruikt.

Bekijk mijn andere Trello blogs voor meer tips over planning, automatiseringen en overzicht.

Wil je dat ik even meekijk?

Ik help ondernemers om Trello zo in te richten dat het past bij hoe zij werken. Bekijk hier hoe ik help met processen, tools en systemen. Geen ingewikkeld systeem, wel overzicht en rust.
Laat het me weten, dan kijken we samen wat voor jou werkt.