Hoe? Nou, met de Micrsoft 365 Accessibility Checker. Ik weet nog goed dat ik verbaasd was over het feit dat je berichtjes kon sturen met je telefoon. Wat bizar vond ik dat zeg. Ik herinner de reactie van mijn vader nog goed, toen ik dit aan hem vertelde. Hij geloofde er niks van. En nu? Nu wordt vooral WhatsApp overal voor gebruikt en gaat de schriftelijke communicatie juist via onze telefoon. Dat sms’en lijkt wel een ander tijdperk. Als ik dit zo voor je op schrijf, voel ik me ineens heel oud. 

Doordat alles digitaal werd, werd daarmee het leven ook veel minder toegankelijk voor een grote groep mensen. Documenten, e-mails en presentaties. Niet voor iedereen is dit leesbaar of mogelijk om mee te werken.

De technologische wereld is er gelukkig ook voor innovatie. Daarom heeft Microsoft 365 nu een handige tool ontwikkeld die je helpt om alle soorten documenten toegankelijk te maken voor iedereen. Het heet de Accessibility Checker. Ik leg je in dit blog graag uit wat het is, hoe je die succesvol kan gebruiken én waarom het zo ontzettend belangrijk is.

Wat is digitale toegankelijkheid eigenlijk?

De laatste tijd heb ik het bijna nergens anders meer over. Waar ik maar kom en op elk platform verkondig ik heel graag hoe belangrijk digitale toegankelijkheid is. Als je me al een tijd volgt weet je precies wat ik bedoel. Voor de nieuwe lezers leg ik het nog graag een keer uit. Digitale toegankelijkheid betekent dat digitale content, zoals websites, apps en documenten, bruikbaar is voor iedereen. Dan mag het dus niet uitmaken of je een fysieke of mentale beperking hebt.

Waarom is digitale toegankelijkheid belangrijk?

Het is eigenlijk vooral een kwestie van rechtvaardigheid en inclusie. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om toegang te krijgen tot informatie en diensten online. Voor bedrijven kan het nog als extra voordeel brengen dat ze een groter publiek bereiken, betere reputatie vergaren en minder juridische problemen krijgen. Het is gewoon de meest eerlijke en juiste manier van samenleven met elkaar.

Wat is de Microsoft 365 Toegankelijkheidscontrole?

Het is een hulpmiddel waarmee je jouw documenten, e-mailberichten, presentaties en spreadsheets kunt controleren op problemen die de toegankelijkheid voor mensen met een beperking beïnvloeden. Het is beschikbaar in de volgende Microsoft 365-apps:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• OneNote
• Visio
• Microsoft 365 voor het web

Hoe werkt de Toegankelijkheidscontrole?

Het scant je bestanden op veelvoorkomende problemen:

• Ontbrekende alternatieve tekst voor afbeeldingen: Afbeeldingen zonder beschrijvende tekst kunnen niet worden ‘gelezen’ door schermlezers, wat juist zo belangrijk is voor slechtzienden.
• Slecht kleurcontrast: Tekst en achtergrondkleuren die niet genoeg contrast bieden, maken het lezen moeilijk voor onze slechtziende medemens.
• Niet beschrijvende hyperlinks: Links die niet duidelijk aangeven waar ze naartoe leiden zijn verwarrend voor alle gebruikers. Maar voor mensen met een cognitieve beperking nog vele malen meer.

De Toegankelijkheidscontrole geeft een lijst met problemen én suggesties hoe je dit op kan lossen. Je kunt dat handmatig uitvoeren. In sommige gevallen doet de toegankelijkheidscontrole dit automatisch voor je.

Hoe maak je jouw documenten nu simpel en snel toegankelijker:

1. Open de Toegankelijkheids Checker (Accessibility Checker):

Word, Excel, PowerPoint: Ga naar het tabblad Controleren (Review). Klik op Toegankelijkheid controleren (Check Accessibility).

Outlook: Bij het opstellen van een e-mail, ga naar het tabblad Controleren (Review). Klik op Toegankelijkheid controleren (Check Accessibility).

2. De Toegankelijkheidscontrole scant je bestand en geeft een lijst met problemen.

3. Bekijk de resultaten: De checker opent een paneel aan de rechterkant met een lijst van problemen die zijn gevonden. Je kunt op elk item in de lijst klikken om naar de specifieke locatie in het document te gaan waar het probleem zich bevindt.

4. Los problemen op: Klik op een probleem in het paneel om meer informatie en voorgestelde oplossingen te zien. Volg de instructies om de toegankelijkheid te verbeteren.

Tips voor het gebruik van de Accessibility Checker

• Controleer de toegankelijkheid regelmatig tijdens het maken of bewerken van een document.
• Volg de aanbevelingen. De checker biedt niet alleen suggesties voor het oplossen van problemen, maar ook voor het verbeteren van de algemene toegankelijkheid van je document.
• Gebruik de checker ook om te leren over toegankelijkheidsprincipes en hoe je documenten toegankelijk kunt maken voor iedereen.

Met de Accessibility Checker zorg je ervoor dat je documenten, e-mails en presentaties inclusiever zijn en toegankelijk voor een veel breder publiek. Niemand wordt meer uitgesloten.

De voordelen:

• Het is eenvoudig. De Toegankelijkheidscontrole is een gebruiksvriendelijke tool die geen technische kennis van je vraagt.
• Het is gratis. De Toegankelijkheidscontrole is inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementen.
• Het voorkomt juridische problemen. Er zijn wetten die bedrijven verplichten om hun websites en andere online content toegankelijk te maken. Met de Toegankelijkheidscontrole verklein je juridische risico’s.
• Het verbetert je reputatie. Door online content toegankelijk te maken, laat je zien dat jij geeft om je naasten en je klanten in het bijzonder.

Nog wat tips voor het toegankelijk maken van je documenten

• Gebruik alternatieve tekst voor afbeeldingen. Dat is een beschrijving van een afbeelding die kan worden gelezen door schermleesapparaten. Zie hiervoor uitgebreid mijn blog van juni.
• Gebruik kleuren met hoog contrast. Mensen met een visuele beperking kunnen kleuren met een laag contrast moeilijk zien.
• Gebruik leesbare lettertypen. Vermijd het gebruik van sierlijke of kleine lettertypen.
• Maak gebruik van koppen en subkoppen. Die maken je content beter scanbaar.
• Voeg links toe. Zorg ervoor dat ze beschrijvend zijn en makkelijk om op te klikken.

Dus maak nu alleen nog maar gebruik van de checker:

Want het is een fantastische tool die je helpt om je documenten, e-mails en presentaties toegankelijker te maken voor mensen met een (visuele) beperking. Door het inzetten van deze tool is jouw inhoud voor iedereen te begrijpen én heel bruikbaar. Maak het je vandaag nog eigen, want elke stap telt bij het inclusiever maken van onze digitale wereld.

Voor meer informatie of hulp bij het integreren hiervan, neem dan contact met mij op.

Meer lezen over alt-teksten?

Klik hier om mijn blog over alt-teksten te lezen of volg me op LinkedIn: Nicoline Edelman | LinkedIn