Een toegankelijk Word-document zorgt ervoor dat iedereen, ook mensen met een beperking, de inhoud goed kan lezen en begrijpen. Dit is niet moeilijk, maar je moet wel weten waar je op moet letten. In deze blog leg ik stap voor stap uit hoe je een Word-document toegankelijk maakt.

👉 Wil je eerst meer weten over waarom toegankelijkheid belangrijk is? Lees dan mijn blog ‘Waarom is een toegankelijk Word-document belangrijk?‘

Gebruik kopstijlen voor structuur

Een duidelijke structuur helpt niet alleen lezers, maar ook screenreaders om snel door een document te navigeren.

Zo doe je dat:

• Selecteer de tekst die je als kop wilt gebruiken.
• Ga naar het tabblad Start en kies onder Stijlen een kop (bijv. Kop 1, Kop 2).
• Gebruik Kop 1 voor hoofdstukken en Kop 2 of 3 voor subkopjes.

Voeg alternatieve tekst toe aan afbeeldingen

Mensen die een screenreader gebruiken, krijgen de afbeelding niet te zien. Door een korte beschrijving toe te voegen, begrijpen ze toch de inhoud.

Zo doe je dat:

• Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding.
• Kies Afbeelding opmaken en ga naar Indeling en eigenschappen.
• Vul bij Alternatieve tekst een korte en duidelijke omschrijving in.

Zorg voor voldoende contrast

Tekst moet goed leesbaar zijn, ook voor mensen met een visuele beperking.

Zo controleer je het contrast:

• Gebruik een contrastchecker zoals WebAIM Contrast Checker.
• Zorg voor donkere tekst op een lichte achtergrond.
• Vermijd lichtgrijze tekst op een witte achtergrond.

Ik heb een uitgebreide blog geschreven over contrast. Lees ‘m hier.

Een voorbeeld van een analyse vanuit Wave.

Gebruik lijsten op de juiste manier

Opsommingen helpen om informatie gestructureerd weer te geven, maar moeten correct worden gebruikt.

Zo doe je dat:

• Ga naar het tabblad Start en kies een opsommingstype (bolletjes of nummers).
• Vermijd handmatig invoegen van sterretjes of cijfers.

Maak tabellen eenvoudig en logisch

Tabellen kunnen lastig zijn voor screenreaders. Houd ze daarom zo simpel mogelijk.

Zo maak je een toegankelijke tabel:

• Gebruik de ingebouwde tabelfunctie in Word.
• Geef de bovenste rij een kopopmaak via Tabeleigenschappen > Rij als veldnamenrij herhalen.
• Vermijd samengevoegde cellen.

Voeg beschrijvende linkteksten toe

Een linktekst zoals ‘klik hier’ zegt niets over de bestemming. Zorg voor een duidelijke beschrijving.

Zo doe je dat:

• Selecteer de tekst die je wilt linken.
• Klik met de rechtermuisknop en kies Hyperlink.
• Geef de link een duidelijke naam, zoals Lees meer over toegankelijkheid.

Stel de taal van het document correct in

Als de taalinstelling niet klopt, wordt de tekst verkeerd uitgesproken door een screenreader.

Zo controleer en wijzig je de taal:

• Ga naar Bestand > Opties > Taal.
• Kies de juiste taal en stel deze in als standaard.

Gebruik een logische leesvolgorde

Een screenreader leest het document van boven naar beneden en van links naar rechts. Zorg dat alles in een logische volgorde staat.

Controleer je document met de toegankelijkheidscontrole

Microsoft Word heeft een ingebouwde toegankelijkheidschecker die je helpt om fouten te vinden.

Zo gebruik je de checker:

• Ga naar Controleren en klik op Toegankelijkheid controleren.
• Volg de suggesties op om je document te verbeteren.

Ik heb een uitgebreide blog over geschreven. Lees ‘m hier.

Met deze eenvoudige stappen maak je een Word-document toegankelijk voor iedereen. Heb je hulp nodig of wil je zeker weten dat je documenten aan alle eisen voldoen? Bekijk dan mijn pagina over toegankelijke documenten voor meer informatie en handige tips. Neem gerust contact met me op, ik help je graag verder!

Groetjes, Nicoline