Hoe maak je een toegankelijk Word-document?

Mijn tip: De computer ziet of er koppen zijn, maar niet of ze op de goede plek staan. Kijk zelf even in de inhoudsopgave van Word: is je verhaal zo logisch?

Zo doe je dat:

• Selecteer de tekst die je als kop wilt gebruiken.
• Ga naar het tabblad Start en kies bij Stijlen een kop (bijvoorbeeld Kop 1 of Kop 2).
• Gebruik Kop 1 voor de titel en Kop 2 voor subkopjes. Sla nooit een stapje over (ga dus niet van Kop 1 direct naar Kop 3).

Geef afbeeldingen een beschrijving

Mensen die blind zijn, kunnen de afbeelding niet zien. Een voorleesfunctie leest dan een korte tekst voor.

Let op: Word stelt soms zelf een tekst voor, maar die is vaak onduidelijk (zoals “een persoon op een stoel”). Schrijf liever zelf een korte tekst die echt vertelt wat er op het plaatje te zien is.

Zo doe je dat:

• Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding.
• Kies Afbeelding opmaken en ga naar Alt-tekst.
• Schrijf een korte, duidelijke zin. Is het plaatje alleen voor de versiering? Vink dan ‘Decoratief’ aan.

Let op de kleuren (contrast)

Tekst moet goed opvallen tegen de achtergrond. Lichtgrijze letters op een witte achtergrond zijn bijvoorbeeld heel lastig te lezen voor veel mensen.

Zo controleer je dit:

• Zorg voor donkere letters op een lichte achtergrond.
• Gebruik een tool zoals WebAIM Contrast Checker om te zien of je kleuren goed zijn. De checker in Word ziet dit namelijk niet altijd.

Ik heb een uitgebreide blog geschreven over contrast. Lees ‘m hier.

Een voorbeeld van een analyse vanuit Wave.

Gebruik de knoppen voor lijstjes

Wil je een opsomming maken? Gebruik dan de officiële knoppen in Word.

Mijn tip: Gebruik geen tekstvakken (van die losse blokjes tekst). Een voorleesfunctie raakt daarvan in de war en leest ze vaak op het verkeerde moment voor.

Zo doe je dat:

• Ga naar het tabblad Start en klik op de knop met de bolletjes of cijfers.
• Type niet zelf handmatig sterretjes of nummers.

Maak simpele tabellen

Houd tabellen zo eenvoudig mogelijk. Als je cellen gaat samenvoegen, weet een voorleesapparaat niet meer welke tekst bij welk vakje hoort.

Zo maak je een goede tabel:

• Gebruik de gewone tabel-knop in Word.
• Vertel Word wat de bovenste rij is (de namen van de kolommen).
  Dit doe je bij Tabeleigenschappen > Rij als veldnamenrij herhalen.

Geef links een duidelijke naam

Een tekst als ‘klik hier’ zegt niets over waar de link naartoe gaat.

Mijn tip: De computer vindt ‘klik hier’ prima, maar voor een lezer is het onduidelijk. Wees dus specifiek.

Zo doe je dat:

• Selecteer de tekst waar je een link van wilt maken.
• Klik op de rechtermuisknop en kies Link.
• Geef een duidelijke tekst zoals Lees meer over toegankelijkheid.

Zet de taal van je document goed

Als je in het Nederlands schrijft maar Word denkt dat het Engels is, spreekt de computer de tekst heel raar uit.

• Ga naar Bestand > Opties > Taal.

• Kies Nederlands en stil dit in als standaard.

Gebruik een logische leesvolgorde

Een screenreader leest het document van boven naar beneden en van links naar rechts. Plaats belangrijke informatie nooit in losse tekstvakken of zwevende objecten, omdat de checker de volgorde hiervan niet altijd goed kan beoordelen.

Gebruik de Toegankelijkheidscontrole van Word

Word kan je document zelf scannen op fouten. Dit is een goede eerste check om te zien of je niets vergeten bent.

Zo doe je dat:

• Ga naar het Tabblad Controleren.
• Klik op Toegankelijkheid controleren.
• Word geeft je nu tips om dingen te verbeteren.

Lees mijn blog over het simpel en snel toegankelijk maken van je documenten.

Let op: Verwijder opmerkingen voor het delen

Gebruik je de functie ‘Nieuwe opmerking’ om feedback te geven aan collega’s? Let dan goed op. Voorleesapparaten lezen deze opmerkingen niet altijd automatisch voor. Hierdoor missen lezers met een beperking belangrijke informatie.

Mijn tip: Gebruik opmerkingen alleen tijdens het schrijven. Verwijder alle opmerkingen voordat je de definitieve versie deelt. Staat er iets belangrijks in? Zet die tekst dan gewoon in het document zelf.

De menselijke check

Met deze stappen ben je al heel goed bezig! Onthoud wel: de computer is een hulpmiddel, maar jij bent de expert. De computer ziet of je een kop hebt gebruikt, maar jij ziet of de tekst ook echt fijn te lezen is voor al je lezers.

Heb je hulp nodig of wil je dat ik een keer met je meekijk? Ik help je graag verder!

Groetjes, Nicoline