Google Docs is een populaire tool voor het maken van documenten. Maar net als bij andere tekstverwerkers is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je documenten voor iedereen toegankelijk zijn. Dit is niet alleen handig voor mensen met een beperking, maar zorgt er ook voor dat je documenten overzichtelijker en makkelijker te begrijpen zijn voor een breder publiek.

In deze blog leg ik stap voor stap uit hoe je je Google Docs-documenten toegankelijker kunt maken. Laten we aan de slag gaan!

Gebruik een duidelijke koppenstructuur

Een koppenstructuur is essentieel voor de leesbaarheid van je document. Lezers kunnen makkelijker door je tekst navigeren, vooral voor mensen die schermlezers gebruiken.

Hoe doe je dit?

• Gebruik de kopstijlen in Google Docs (H1, H2, H3, etc.) in plaats van simpelweg de tekst groter of vetter te maken.
• Dit kun je doen via het opmaakmenu: Opmaak > Alineastijlen.
• Sneltoetsen werken ook goed: Ctrl + Alt + 1 voor kop 1, Ctrl + Alt + 2 voor kop 2, etc.

Met een goede koppenstructuur zorg je ervoor dat je beter door je document kunt navigeren en dat deze ook goed leesbaar blijft, zelfs als het wordt gelezen door een schermlezer.

Hoe voeg je afbeeldingen toe en geef je een alt-tekst in Google Docs?

Mensen die een screenreader gebruiken, krijgen de afbeelding niet te zien. Door een korte beschrijving toe te voegen, begrijpen ze toch de inhoud.

Afbeelding toevoegen:

• Klik in je document op de plek waar je een afbeelding wilt toevoegen.
• Ga naar Invoegen > Afbeelding en kies hoe je de afbeelding wilt toevoegen (van je computer, via URL, Google Foto’s, enz.).

Alt-tekst toevoegen:

• Als je je afbeelding hebt toegevoegd, klik je erop om deze te selecteren.
• Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en kies Alt-tekst.
• Aan de rechterkant zie je een optie voor Alt-tekst toevoegen.
• Vul een beschrijving in voor de afbeelding. Zorg ervoor dat je kort maar duidelijk omschrijft wat je op de afbeelding ziet. Als de afbeelding bijvoorbeeld een grafiek is, kun je iets schrijven als “Grafiek die de jaarlijkse omzetgroei toont.”

Let op: de alt-tekst moet relevant en beknopt zijn. Als de afbeelding puur decoratief is (zoals een lijn of een patroon zonder betekenis), kun je de alt-tekst leeg laten of aangeven dat de afbeelding decoratief is.

Zorg voor voldoende contrast

Het is belangrijk dat tekst goed leesbaar is voor iedereen, inclusief mensen met een visuele beperking. Dit kan eenvoudig worden verbeterd door ervoor te zorgen dat het contrast tussen de tekst en de achtergrond sterk genoeg is.

Hoe doe je dit?

• Gebruik een contrastchecker zoals WebAIM Contrast Checker, om ervoor te zorgen dat het contrast tussen de tekst en de achtergrond voldoende is.
• Zorg voor donkere tekst op een lichte achtergrond voor de beste leesbaarheid.
• Vermijd het gebruik van lichtgrijze tekst op een witte achtergrond, omdat dit moeilijk te lezen is voor mensen met een visuele beperking.

Wil je meer lezen over het belang van contrast en hoe je dit kunt verbeteren in je documenten? Lees dan mijn uitgebreide blog over kleurcontrast en toegankelijkheid.

Zorg voor toegankelijke tabellen

Het gebruik van tabellen in Google Docs kan een geweldige manier zijn om gegevens te presenteren, maar ze moeten zorgvuldig worden opgebouwd om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie begrijpt. Dit is vooral belangrijk voor mensen die afhankelijk zijn van schermlezers.

Hoe doe je dit?

• Gebruik een duidelijke koprij: De bovenste rij van je tabel moet duidelijke koppen bevatten die de inhoud van elke kolom beschrijven, zoals “Naam”, “Prijs” of “Datum”. Dit maakt het makkelijker voor mensen die schermlezers gebruiken om te begrijpen waar elke kolom over gaat.
  Tip: In Google Docs kun je de optie “Koprij herhalen bovenaan” inschakelen, zodat de koprij op elke pagina van je document zichtbaar blijft (als je tabel meerdere pagina’s beslaat). Dit kun je doen via Tabel > Tabeleigenschappen > Rij > Koprij herhalen bovenaan.
• Houd het simpel: Zorg ervoor dat je tabel niet te complex is. Te veel rijen of kolommen kunnen het moeilijk maken voor schermlezers om de inhoud correct weer te geven. Houd de opmaak eenvoudig en overzichtelijk.
• Voeg uitleg toe boven de tabel: Als je tabel belangrijke informatie bevat, kan het helpen om een korte uitleg boven de tabel te plaatsen. Deze uitleg moet dan duidelijk omschrijven wat de tabel laat zien en de betekenis van de kolomkoppen.
• Gebruik consistente opmaak: Zorg ervoor dat je dezelfde lettertypes en kleuren gebruikt in je tabel. Vermijd het gebruik van verschillende stijlen, omdat dit verwarrend kan zijn voor de lezer.

Door deze eenvoudige stappen te volgen, zorg je ervoor dat je tabellen voor iedereen leesbaar zijn, inclusief mensen die afhankelijk zijn van schermlezers.

Gebruik lijsten op de juiste manier in Google Docs

Opsommingen (lijsten) zijn een geweldige manier om informatie op een gestructureerde manier weer te geven. Ze maken je document overzichtelijker en gemakkelijker te begrijpen.

Hoe doe je dit?

• Ga naar het menubalk en kies een opsommingstype (bolletjes of nummers).
• Vermijd handmatig invoegen van sterretjes of cijfers.
• Houd het simpel: vermijd te veel niveaus van geneste lijsten. Twee niveaus zijn meestal voldoende voor de leesbaarheid. Dit zorgt ervoor dat de structuur van je lijst duidelijk blijft voor iedereen.

Schakel schermlezerondersteuning in

Google Docs heeft ondersteuning voor schermlezers, maar deze moet je wel handmatig inschakelen. Het inschakelen van schermlezerondersteuning zorgt ervoor dat je document goed wordt gelezen door mensen met een visuele beperking, wat de toegankelijkheid van je document aanzienlijk verbetert.

Hoe doe je dit?

• Ga naar Extra > Toegankelijkheid en vink de optie Schermlezerondersteuning inschakelen aan.

Voeg beschrijvende linkteksten toe

Gebruik duidelijke, beschrijvende linkteksten, zoals ‘Lees meer over digitale toegankelijkheid’ of ‘Bekijk mijn stappenplan voor toegankelijke documenten’. Vermijd vage teksten zoals ‘klik hier’, omdat het niet aangeeft waar de link naartoe leidt.

Hoe doe je dit?

• In plaats van algemene teksten zoals “klik hier”, gebruik je een beschrijvende tekst die aangeeft waar de link naartoe leidt. Bijvoorbeeld: “Lees meer over digitale toegankelijkheid” of “Bekijk mijn stappenplan voor toegankelijke documenten“.
• Dit maakt de link niet alleen duidelijker voor schermlezers, maar ook voor iedereen die snel door je document scrolt.

Stel de taal van het document correct in

Een goede taalinstelling is belangrijk. Door de juiste taal in te stellen, zorg je ervoor dat schermlezers de tekst correct uitspreken, én helpt het ook bij vertalingen als mensen vertaaltools gebruiken.

Hoe doe je dit?

• Ga naar Bestand > Taal in Google Docs en kies de juiste taal voor je document.
• Zorg ervoor dat de taalinstelling overeenkomt met de taal waarin je document is geschreven. Dit zorgt ervoor dat de tekst correct wordt uitgesproken door schermlezers.

Gebruik een logische leesvolgorde

Schermlezers lezen documenten van boven naar beneden en van links naar rechts. Daarom is het belangrijk dat de inhoud in een logische volgorde staat, zodat de tekst goed wordt weergegeven.

Hoe doe je dit?

• Zorg ervoor dat je document een duidelijke en logische indeling heeft. Begin bijvoorbeeld met een inleiding, gevolgd door de hoofdpunten en sluit af met een conclusie.
• Vermijd willekeurige onderbrekingen in de tekst die de leesvolgorde verwarren, zoals het plaatsen van tekstblokken buiten de gebruikelijke leesrichting.

Door je document goed te structureren, help je schermlezers (en alle andere lezers) om je inhoud op de juiste manier te volgen.

Let op de export naar pdf

Soms wil je een Google Docs-document exporteren naar een pdf-bestand. Het is belangrijk om te weten dat niet alle toegankelijkheidsopties behouden blijven tijdens het exporteren.

Hoe doe je dit?

• Zorg ervoor dat je document goed is opgemaakt met koppen en tabellen voordat je het exporteert.
• Test het geëxporteerde bestand door het te openen met een pdf-lezer en te controleren of de toegankelijkheidsopties (zoals koppen) behouden blijven.

Hulp nodig bij toegankelijke documenten?

Het maken van toegankelijke documenten in Google Docs hoeft niet moeilijk te zijn. Door simpelweg wat aandacht te besteden aan de structuur en opmaak van je document, kun je ervoor zorgen dat je inhoud voor iedereen begrijpelijk en leesbaar is.

Wil je dat jouw documenten voor iedereen toegankelijk zijn, maar weet je niet waar je moet beginnen? Ik help je graag! Of je nu bestaande documenten wilt laten controleren of wilt weten hoe je het zelf doet, ik ben er om je te ondersteunen. Bekijk mijn pagina over toegankelijke documenten voor meer informatie en tips. Neem gerust contact op, dan kijken we samen naar de beste oplossing!

Groetjes, Nicoline

Let op: Hoewel ik Google Docs met enige regelmaat gebruik, ben ik geen dagelijkse gebruiker. Als je merkt dat er iets niet helemaal juist is weergegeven of als je extra tips hebt voor het verbeteren van de toegankelijkheid in Google Docs, laat het me dan weten! Ik waardeer alle feedback en updates om deze blog zo nuttig mogelijk te maken voor iedereen.