Automatiseren met Butler in Trello: slimmer werken zonder extra moeite

Trello helpt me steeds beter om overzicht te houden. Toen ik ontdekte wat je met Butler kunt automatiseren, ging er een wereld voor mij open. Butler voert kleine, terugkerende handelingen voor je uit, helemaal automatisch. Dat scheelt klikken, zoeken en nadenken. En vooral: het geeft rust.

In deze blog laat ik je zien hoe Butler werkt, met voorbeelden die je direct kunt gebruiken.

Wat is Butler in Trello?

Butler is de ingebouwde automatiseringstool van Trello die simpele acties voor je uitvoert, zodat jij minder handmatig hoeft te doen.

Bijvoorbeeld:

• een kaart automatisch verplaatsen, zodra je een label toevoegt
• kaarten sorteren op datum
• een checklist toevoegen met één klik
• een kaart naar “Voltooid” schuiven als je hem op gereed zet

Je maakt als het ware een regel: Als dit gebeurt → dan doet Trello dát.

Butler werkt in alle versies van Trello, ook in de gratis versie (met wat beperkingen).

Je vindt Butler rechts bovenin op je Trellobord. Icoontje lijkt op een bliksemschicht.

Welke automatiseringen kun je maken?

Butler maakt je werk lichter. Je kunt handmatige acties vervangen door kleine, automatische stappen. Denk aan kaarten sorteren, verplaatsen of labels toevoegen zodra jij iets doet.

Butler werkt altijd volgens deze logica: Als dit gebeurt → dan dat.

Regels (Rules): “Als dit gebeurt, dan dat”

Regels zijn automatiseringen die starten zodra jij een bepaalde actie uitvoert. Ze werken ook in de gratis versie.

Voorbeelden die je kunt gebruiken:

Kaart automatisch sorteren op datum

Trigger: wanneer een vervaldatum wordt ingesteld
Actie: sorteer de lijst op oplopende datum

Superfijn als je veel deadlines hebt.

Een kaart automatisch verplaatsen zodra je een label toevoegt

Trigger: als het label “Gereed” wordt toegevoegd
Actie: verplaats kaart naar lijst “Klaar”

Dit houdt je bord netjes zonder slepen.

Checklist compleet? Kaart verplaatsen

Trigger: als de checklist 100% is ingevuld
Actie: verplaats de kaart naar een andere lijst

Handig voor stappenplannen of vaste workflows.

Mijn eigen drie regels die ik vaak gebruik:

1. Als er een vervaldatum is ingesteld, sorteer de lijst op oplopende datum
2. Als een kaart gemarkeerd is als compleet, verplaats de kaart dan onderaan de lijst
3. Als de kaart het groene label “Klaar” heeft, markeer de kaart dan als compleet

Kaartknoppen (Card Buttons): één klik, meerdere acties

Kaartknoppen vind ik zelf al heel handig. Je maakt een knop op een kaart die, met één klik, meerdere acties uitvoert. Dat scheelt tijd en voorkomt dat je losse stappen vergeet.

Een kaartknop is vooral fijn als je een stap vaak uitvoert. Bijvoorbeeld in mijn onderhoudsbord, waar ik een taak verplaats naar “Verlenging”.

Voorbeeld uit mijn onderhoudsbord

Knop: “Verplaatsen naar Verlenging”
Deze knop doet het volgende:

• verplaatst de kaart naar de juiste lijst
• zet de kaart meteen onderaan
• zorgt dat ik overzicht houd zonder te slepen

Dit soort knoppen maken je workflow sneller en fijner. Minder klikken, minder nadenken :-).

Belangrijk: Kaartknoppen werken alleen binnen het bord waar je ze aanmaakt. Je kunt ze dus niet kopiëren naar andere borden. Wil je dezelfde knop op meerdere borden gebruiken, dan moet je ‘m daar opnieuw instellen. Gelukkig is dat zo gedaan, zeker als je een vaste werkwijze hebt. Heb je nog geen knop? Dan kun je het zo doen:

1. Ga in je bord naar Automatiseringen
2. Kies Knoppen.
3. Klik op Nieuwe knop.
4. Geef de knop een naam en een korte beschrijving.
5. Kies wat de knop moet doen, bijvoorbeeld:
   • een label toevoegen
   • een checklist starten
   • de kaart verplaatsen naar lijst
6. Sla de knop op en test hem even. Werkt hij prettig, dan kun je ‘m laten staan).

Andere acties die je met kaartknoppen kunt doen:

• label toevoegen
• een checklist starten
• een lid aan een kaart koppelen
• een omschrijving toevoegen (bijv. “wachten op reactie”)
• een kaart archiveren
• of zelfs een andere automatisering starten

Handig als je:

• vaak dezelfde stappen uitvoert
• minder wilt klikken
• jouw bord overzichtelijk wilt houden

Waarom dit zoveel rust geeft

Ik merk dat ik snel veel lijsten maak, waardoor ik soms het overzicht kwijtraak. Butler helpt me dan om op te ruimen en te stroomlijnen.

• Groene check? → Trello zet het automatisch op klaar.
• Vervaldatum? → Trello sorteert de lijst.
• Knop? → Eén klik en klaar.

Het haalt ruis weg, dat is waar ik blij van word én geeft rust.

Ja, dit werkt ook in de Trello-app

Je kunt via de app

• labels toevoegen
• checklists afvinken
• knoppen gebruiken
• kaarten verplaatsen
• regels laten meelopen

Automatiseringen instellen doe je het fijnst op je desktop, maar gebruiken kan overal.
Ideaal als je onderweg iets te binnen schiet.

Kleine moeite, grote winst

Automatiseren klinkt soms groot, maar begin klein:

• één regel
• één knop
• één simpel proces

En ervaar hoeveel rust het geeft.

In mijn volgende blog duik ik verder in Power-Ups: wat handig is, wat gratis werkt en wat je vooral niet hoeft te doen.

Wil je verder lezen?

• De basis van Trello – stap voor stap meer meer rust, structuur en overzicht in je werkdag
• Meer overzicht in Trello: zo werk je slimmer met labels, checklists en filters

Wil je geen blog missen? Volg me op LinkedIn of kijk op mijn website dan mis je geen blog.

En wil je ontdekken wat Trello voor jou kan doen? Stuur me gerust een berichtje of plan een gratis kennismaking.

Groetjes, Nicoline